a2hs_explain
a2hs_tap
a2hs_then
Tijdens de Olympische Winterspelen zagen we atleten in een paar minuten een topprestatie neerzetten. Op zo’n moment lijkt alles vanzelf te gaan. Maar achter die prestatie schuilt een lange voorbereiding van trainen, analyseren en verbeteren. Achter elke atleet staat bovendien een multidisciplinair team dat alles tot in detail voorbereidt. Bij een grootschalige ERP-transformatie is een vergelijkbare Olympische aanpak cruciaal voor succes.
Om met de deur in huis te vallen: een ERP-implementatie is geen IT-project, maar een organisatieverandering die processen, data, werkwijzen en mensen raakt. Niet de start, maar juist de voorbereiding maakt het verschil. Net als in de topsport wordt de winst aan de finish bepaald door een doordachte voorbereiding.
Net als topsporters moet een organisatie allereerst helder krijgen waar ze naartoe wil en wat ervoor nodig is om daar te komen. Het stellen van duidelijke doelen geeft richting: welke processen moeten beter, welke resultaten verwachten we, wat verwachten we van het nieuwe systeem en hoe ziet succes eruit? Maar minstens zo belangrijk: alle betrokkenen vroegtijdig meenemen. Een ERP-transformatie raakt immers vrijwel iedereen in de organisatie, en pas wanneer mensen écht worden betrokken ontstaat draagvlak en inzicht. Betrek je key users vroeg bij procesontwerp, testen en trainingen, dan ontstaat eigenaarschap vanzelf.
Een goede voorbereiding begint met inzicht. Hoe werken we nu (AS IS)? En hoe ziet de toekomstige werkwijze (TO BE) eruit? Die analyse maakt inefficiënties zichtbaar, brengt de keten in beeld en laat zien waar verbetering nodig is op proces-, organisatie en systeemniveau. Vanuit dat verschil tussen de huidige en toekomstige situatie ontstaat de fit-gap analyse: waar sluiten processen aan op de standaard van het ERP-systeem en waar wijken ze af? Juist daar worden cruciale keuzes gemaakt: volgen we de standaard, of passen we proces en systeem aan? De inzichten uit deze analyse vormen de basis voor alle keuzes over scope, processen, organisatie en systeeminrichting.
De keuzes die je nu maakt over scope, processen, organisatie en systeeminrichting bepalen hoe soepel het vervolgtraject verloopt. Denk aan keuzes over standaardisatie, maatwerk, configuratie, integraties en datamigratie. Hoe beter dit vooraf is uitgewerkt, hoe minder discussie en maatwerk je later onder tijdsdruk tijdens de implementatie nodig hebt. En dat scheelt tijd, geld en frustratie. Veel ERP-problemen tijdens de implementatie zijn namelijk geen implementatieproblemen, maar voorbereidingsproblemen.
Topsporters zullen het beamen: goede voorbereiding brengt rust, focus en vertrouwen. Het creëert de optimale condities om te presteren wanneer het erop aankomt. Je zou kunnen zeggen: hier wordt de wedstrijd al voor een groot deel gewonnen, nog voordat de implementatie begint.
Geen enkele topsporter doet het alleen. Achter ieder succes staat een team van experts dat coacht, adviseert en ondersteunt. Dat geldt hier ook. Een ERP-traject vraagt om een sterk team van business, IT, implementatiepartners en key users. Maar belangrijker nog: dat team moet goed samenwerken. Heldere rollen en verantwoordelijkheden, duidelijke besluitvorming en goede regie maken het verschil.
Daarbij wordt vaak één belangrijk punt onderschat: het tijdig organiseren van backfill. Key users en proceseigenaren hebben vaak al een volle agenda. Wanneer zij een belangrijke rol in het ERP-programma krijgen, moet hun dagelijkse werk goed worden overgenomen. Regel je dit niet, dan ontstaan overbelasting, vertraging of halve betrokkenheid. Met de juiste mensen op de juiste plek en voldoende ruimte voor hun rol, ontstaat grip op planning, scope en budget. En dat schept vertrouwen van start tot livegang.
Succes komt niet in één keer. Topsporters bouwen op, testen en verbeteren continu. Ze wachten niet tot het laatste moment om iets nieuws te proberen. Een schaatser gaat ook niet vlak voor de Olympische Spelen ineens met nieuwe schaatsen rijden. Dat principe werkt ook bij een ERP-programma.
Begin op tijd met:
Samen trainen en samenwerking versterken
Traject in duidelijke fasen opdelen
Voorbereidend werk vroeg afronden, zodat het niet op het kritische pad ligt
Denk aan het opschonen en standaardiseren van data, het aanscherpen van processen en tijdig keuzes maken over architectuur en integraties. Door dit vroeg te doen, voorkom je problemen later. Medewerkers raken zo ook eerder vertrouwd met de nieuwe manier van werken en het nieuwe systeem. Ze groeien in hun rol en nemen verantwoordelijkheid. Dat zie je direct terug in de adoptie. Wanneer de daadwerkelijke implementatie begint, zijn de meeste risico’s al weggenomen en is het team ingespeeld op wat komt.
Veel organisaties zien de go-live als eindpunt. In werkelijkheid is het juist het begin. Pas daarna blijkt of het systeem echt werkt voor de organisatie. Of mensen het omarmen. Of processen daadwerkelijk verbeteren. Net als bij een wedstrijd: het startschot is niet de finish. Daarna begint het pas echt. Net als een atleet na het startschot blijft doorzetten tot over de finish, vraagt ook een ERP-traject doorzettingsvermogen, inclusief nazorg, optimalisaties en continu verbeteren.
Angelique Bovee
Senior Consultant - ARV Consulting
“Wie ERP ziet als een implementatie, verbetert systemen. Wie het ziet als een transformatie, verbetert de organisatie”.